¿Qué es el conteo físico de inventarios?
Conteo físico de inventarios es el procedimiento de control para verificar la existencia de algún tipo de mercadería. Es decir, cuando se trata de adquirir o producir un bien en grandes cantidades para consumir o vender, siempre existe la posibilidad de perder el control de la cantidad exacta de mercadería disponible.
Por esta razón, a mayor cantidad de bienes o a mayor transaccionalidad, mayor es el riesgo de perder el control de la disponibilidad.
En pocas palabras, ¿por qué es necesario realizar un conteo físico de inventarios?
A continuación, algunas ideas por las cuales se debe realiza un conteo físico de inventarios:
- Verificar que los productos existan físicamente.
- Determinar el costo de producción o ventas a través del sistema conocido como diferencia de inventarios
- Comprobar los reportes de ventas y producción.
- Investigar sobre el estado real de los productos ( obsoletos, dañados, bajo surtido, etc.)
- Comprobar la rotación de productos.
- Acomodar, de forma correcta, los productos de acuerdo al sistema de surtido.
- Mejorar el control de la exactitud en el registro de inventarios
Conteo físico de inventarios procedimientos que se deben seguir:
Asimismo, compartimos algunos elementos que incluimos en nuestro Servicio Profesional y en nuestro Libro Digital. Puesto que, las empresas que mantienen inventarios no pueden darse el lujo de no seguir estas recomendaciones. Además, los inventarios deben realizarse con frecuencia y con la participación de personal independiente, como norma de control.
Actividades a realizar:
ANTES DEL INVENTARIO
Conozca el área y los tipos de productos a inventariar
Primero, no es posible realizar un adecuado conteo físico en una bodega con los ítems desordenados, sin ubicación física definida, con escasa iluminación, sin perchar y sin su respectiva identificación.
Conozca los procesos de entrada, movimiento y salida de inventarios – trazabilidad y sistemas
Igualmente, al final del conteo físico de inventarios usted debe validar la confiabilidad de su sistema de trazabilidad. Por lo tanto, antes de empezar se debe conocer que sistema de control de inventario existe y cuan complejo es. También, qué documentos se utiliza para realizar la trazabilidad, guía de reemisión, comprobantes de ingreso y egreso, transferencias, etc.
Identifique riesgos inherentes y de control
Por otro lado, no todos los rubros de inventarios son iguales por lo tanto usted debe conocer los riesgos inherentes y de control relacionados con el producto por ejemplo:
- Volatilidad
- Perecibilidad
- Caducidad
- Alto volumen
- Alto costo unitario
- Toxicidad
- Dispersión del inventario
En consecuencia, dependiendo de las características del producto se debe estar al tanto de su unidad de medida. Puesto que, si no reconoce la unidad de medida y los sistemas de medición tendrán problemas en la confiabilidad de su inventario.
Instrucciones para el personal de Inventario
Prepare instrucciones precisas y capacitación del personal
Al mismo tiempo, usted debe repartir las funciones a cada persona y todos deben saber a quién reportar, qué reportar y cómo reportar las situaciones que se presenten. A qué hora se inicia y qué elementos se necesita para un corte de documentos integral.
Si se realizará uno, dos o triple conteo con el mismo equipo o equipos diferentes. ¿Quién definirá los sobrantes o faltantes que se queden? Todos estos temas deberán ser objeto de una capacitación.
Puesto que, la improvisación es muy mala consejera en un conteo físico de inventarios.
DURANTE EL INVENTARIO
Actividades de inicio
Debemos asegurarnos que no exista movimiento de inventario
Debemos realizar el corte de documentos. Si es posible obtener digitalmente el saldo de inicio del inventario.
Las personas deben iniciar todas juntas a la misma hora del conteo
Actividades administrativas
Una persona debe coordinar todo el inventario
Otra persona debe apoyar con las dudas de los equipos de conteo
Otra persona debe compilar los resultados si no existen equipos lectores de código de barras
Actividades de control
Si decidió realizar doble conteo asegúrese que los equipos empiecen por rutas separadas, izquierda a derecha y derecha a izquierda
Verifique que los equipos de conteo no se comuniquen los resultados
Realice pruebas de conteo y cruce con los datos contados por cualquiera de los equipos
Las diferencias entre primero y segundo conteo deben ser contadas por un equipo independiente que podría ser auditoria
FINAL DEL INVENTARIO
Procedimientos de compilación
Además, el mismo día de la toma física, se deben cruzar el resultado del conteo físico de inventarios con la información del kardex para obtener los faltantes o sobrantes.
Actualmente, existen técnicas asistidas por lectores ópticos que permiten obtener resultados de diferencias de manera inmediata. También, estos dispositivos, son los que utiliza SMS ECUADOR en sus conteos físicos de inventarios.
Detección de faltantes y sobrantes
Las causas de sobrantes y faltantes pueden ser muchas:
- Mal conteo
- Problemas de unidades de medida
- Hurto interno
- Hurto externo
- Mal despacho
- Mercadería igual ubicada en lugares diferentes
- Descripción incorrecta del inventario
Elaboración del acta
Es conveniente documentar los resultados para dar solemnidad al acto de contar.
Capacitación Inmediata
¿Cómo puedo cotizar este servicio?
Finalmente, utilice el formulario que se muestra para iniciar un primer contacto y armar una propuesta a la medida de sus necesidades. Recuerde que: organizar sus productos genera un conocimiento profundo de los artículos y posiciona al comercio en un puesto visible. Además, es necesario establecer una fecha con antelación, puesto que algunas empresas lo realizan de forma anual, otras con más frecuencia. Un dato importante a considerar es no dejar que esta actividad detenga el funcionamiento de la tienda. Por lo general, el conteo físico se lo realiza después de las horas de atención para evitar que se cierre la tienda por algunos días.
