Print Friendly, PDF & Email

conteo físico de inventarios

Conteo físico de inventarios paso a paso

¿Qué es el conteo físico de inventarios?

Conteo físico es el procedimiento de control para verificar la existencia de algún tipo de mercadería. Cuando se trata de adquirir o producir un bien en grandes cantidades para consumir o vender, siempre existe la posibilidad de perder el control de la cantidad exacta de mercadería disponible. A mayor cantidad de bienes o a mayor transaccionabilidad mayor es el riesgo de perder el control de la disponibilidad.

¿En pocas palabras por qué es necesario realizar un conteo físico de inventarios?

Algunas ideas por las cuales se debe realiza un conteo físico de inventarios son las siguientes:

  1. Verificar que los productos existan físicamente.
  2. Determinar el costo de producción o ventas a través del sistema conocido como diferencia de inventarios
  3. Investigar sobre el estado real de los productos ( obsoletos, dañados, bajo surtido, etc)
  4. Mejorar el control de la exactitud en el registro de inventarios

Conteo físico de inventarios procedimientos que se deben seguir:

compartimos algunos elementos que incluimos en nuestro Servicio Profesional y en nuestro Libro Digital. Las empresas que mantienen inventarios no pueden darse el lujo de no seguir estas recomendaciones. Los inventarios debe realizarse con frecuencia y con la participación de personal independiente, como norma de control.

Actividades a realizar:

Antes del inventario

Durante el inventario

Al fiinal del inventario

ANTES DEL INVENTARIO

Conozca el área y los tipos de productos a inventariar 

No es posible realizar un adecuado conteo físico en una bodega con los ítems desordenados, sin ubicación física definida, con escasa iluminación, sin perchar y sin su respectiva identificación.

Conozca los procesos de entrada, movimiento y salida de inventarios – trazabilidad y sistemas

Al final del conteo físico de inventarios usted debe validar la confiabilidad de su sistema de trazabilidad, por lo tanto, antes de empezar se debe conocer que sistema de control de inventario existe, cuan complejo es, qué documentos se utiliza para realizar la trazabilidad, guía de reemisión, comprobantes de ingreso y egreso, transferencias, etc.

Identifique riesgos inherentes y de control

No todos los rubros de inventarios son iguales por lo tanto usted debe conocer los riesgos inherentes y de control relacionados con el producto por ejemplo:

  • Volatilidad
  • Perecibilidad
  • Caducidad
  • Alto volumen
  • Alto costo unitario
  • Toxicidad
  • Dispersión del inventario

Dependiendo de las características del producto se debe estar al tanto de su unidad de medida. Si no reconoce la unidad de medida y los sistemas de medición tendrán problemas en la confiabilidad de su inventario

Prepare instrucciones precisas y capacitación del personal

Usted debe repartir las funciones a cada persona y todos deben saber a quién reportar, qué reportar y cómo reportar las situaciones que se presenten. A qué hora se inicia y qué elementos se necesita para un corte de documentos integral. Si se realizará uno, dos o triple conteo con el mismo equipo o equipos diferentes. ¿Quién definirá los sobrantes o faltantes que se queden? Todos estos temas deberán ser objeto de una capacitación.

La improvisación es muy mala consejera en un conteo físico de inventarios

DURANTE EL INVENTARIO

Actividades de inicio

Debemos asegurarnos que no exista movimiento de inventario

Debemos realizar el corte de documentos y si es posible obtener digitalmente el saldo de inicio del inventario.

Las personas deben iniciar todas juntas a la misma hora del conteo

Actividades administrativas

Una persona debe coordinar todo el inventario

Otra persona debe apoyar con las dudas de los equipos de conteo

Otra persona debe compilar los resultados si no existen equipos lectores de código de barras

Actividades de control

Si decidió realizar doble conteo asegúrese que los equipos empiecen por rutas separadas, izquierda a derecha y derecha a izquierda

Verifique que los equipos de conteo no se comuniquen los resultados

Realice pruebas de conteo y cruce con los datos contados por cualquiera de los equipos

Las diferencias entre primero y segundo conteo deben ser contadas por un equipo independiente que podría ser auditoria

FINAL DEL INVENTARIO

Procedimientos de compilación

El mismo día de la toma física se deben cruzar el resultado del conteo físico de inventarios con la información del kardex para obtener los faltantes o sobrantes. Existen ahora técnicas asistidas por lectores ópticos que permiten obtener resultados de diferencias de manera inmediata como los que utiliza SMS ECUADOR en sus conteos físicos de inventarios.

Detección de faltantes y sobrantes

Las causas de sobrantes y faltantes pueden ser muchas:

  • Mal conteo

  • Problemas de unidades de medida

  • Hurto interno

  • Hurto externo

  • Mal despacho

  • Mercadería igual ubicada en lugares diferentes

  • Descripción incorrecta del inventario

Elaboración del acta

Es conveniente documentar los resultados para dar solemnidad al acto de contar.

http://www.smsecuador.ec/inventarios-guia-para-contar-bien/

 


Fabian Delgado Loor
Fabian Delgado Loor

Ayudamos a generar mayor confianza entre las empresas Socio Director de SMS Auditores del Ecuador Firma miembro de SMS LATINOAMERICA. Ex Gerente PricewaterhouseCoopers M.B.A. Universidad de Quebec, Montreal, Canadá Master en Creación y Dirección de Empresas, Universidad de Nebrija, España Diplomado en Prevención y Detección de Fraudes, Universidad de Bologña, Italia Candidato a PhD, Universidad de Nebrija, España Profesor titular Universidad Católica de Santiago de Guayaquil en Auditoria Forense, Control Interno y Costos Conferencista invitado para Maestrías locales e internacionales Ver Linkedin Profile